A integração do Arivo CRM com o Conta Azul automatiza o cadastro de clientes e vendas no Conta Azul quando uma oportunidade é fechada com sucesso no Arivo. Isso elimina a necessidade de copiar manualmente os dados de um sistema para outro quando uma venda é concluída no CRM e facilita o uso do Conta Azul para registro contábil e emissão de nota fiscal.
Para usar esta integração é necessário que você tenha acesso a uma conta do Arivo CRM e uma conta do Conta Azul.
Veja as instruções para ativar esta integração logo abaixo.
Como chegar na tela de integração com o Conta Azul
Para acessar a tela de integração com o Conta Azul no Arivo CRM, visite a página "Meu Grupo".
Na página "Meu grupo", clique em "Integração com outros sistemas".
Como ativar a integração
Clique em "Configurar integração com Conta Azul".
Clique no botão "Integrar com Conta Azul". Você será redirecionado para o Conta Azul onde deve entrar em sua conta e permitir que o Arivo CRM possa se integrar com sua conta.
Para desativar a integração, volte para esta tela e clique no botão "Desativar integração".
Como funciona a integração com Conta Azul
Esta seção contém a descrição mais curta e direta do que acontece quando a integração está ativada. Detalhes podem ser vistos nas próximas seções.
Quando uma oportunidade é marcada como fechada com sucesso, o Arivo CRM usa esses dados para cadastrar uma venda no Conta Azul.
Os dados de contato/empresa da oportunidade são usados para cadastrar os dados de cliente dessa venda no Conta Azul. Os dados dos produtos na oportunidade são usados para cadastrar produtos ou serviços no Conta Azul.
A venda é criada no Conta Azul com status "pendente" para o caso do usuário precisar complementar alguma informação antes de emitir a nota fiscal.
Cadastro de cliente
Quando uma oportunidade é fechada, os dados de cliente usados no Conta Azul dependem da oportunidade possuir uma empresa relacionada ou apenas um contato relacionado.
Se a oportunidade tem uma empresa, mesmo que tenha um contato, o nome, CNPJ e dados da empresa são usados no cadastro de cliente no Conta Azul. A venda é criada para uma pessoa jurídica. Se a oportunidade tem um contato e não tem empresa, a venda é criada com dados de pessoa física desse contato.
Existe a possibilidade do cliente já existir no Conta Azul. Antes de tentar criar um novo registro de cliente, o Arivo verifica se já existe uma empresa com o mesmo CNPJ (ou CPF no caso de pessoa física) cadastrado no Conta Azul. Se existir, ele vai criar a venda para esse cliente já existente.
Opção de busca de cliente pelo nome
Para casos em que os cadastros de contatos e empresas não tem informação de CNPJ e CPF, existe uma opção que faz com que a integração verifique também se já existe um cliente no Conta Azul fazendo a busca pelo nome.
Se essa opção estiver selecionada, quando o cliente não for encontrado pelo número de documento (CNPJ/CPF), uma nova busca é feita para verificar se já existe no Conta Azul um cliente que tenha exatamente o mesmo nome que a empresa/contato do Arivo CRM. Se existir, esse cliente é usado na hora de criar essa venda.
Usar a busca de cliente pelo nome pode criar problemas em casos em que clientes diferentes tenham exatamente o mesmo nome. Por exemplo, um contato chamado João da Silva no Arivo e um cliente com o mesmo nome no Conta Azul que se referem a pessoas diferentes. Leve em consideração estes casos se for ativar esta opção.
Esta opção pode ser ativada ou desativada na página de configuração da integração. Por padrão ela está desativada.
Cadastro de produtos/serviços
Quando uma oportunidade é fechada com sucesso no Arivo, seus dados de produtos são utilizados para cadastrar produtos ou serviços no Conta Azul para que possam ser usados na nova venda que está sendo cadastrada.
Para cada produto listado na oportunidade, o Arivo vai verificar se já existe um produto cadastrado no Conta Azul que tenha o mesmo valor no campo "Código". Se não existir, vai verificar se existe algum produto que tenha exatamente o mesmo nome. Caso já exista um produto, ele vai usar esse registro ao cadastrar a venda no Conta Azul.
Ele ainda verifica se já existe um serviço no Conta Azul que tenha o mesmo valor no campo código de serviço que o produto no Arivo tem no campo "código de identificação". Se não existir, verifica se existe um serviço com o mesmo nome do produto. Se encontrar um serviço dessa forma, esse serviço que já existe no Conta Azul é usado ao cadastrar a venda no Conta Azul.
Caso já não exista um produto ou serviço usando essas verificações pelo código ou pelo nome, o Arivo vai cadastrar um novo produto no Conta Azul e usá-lo ao cadastrar a nova venda.
No Arivo não existe diferença entre produto ou serviço. Ambos devem ser cadastrados como "produto". Mas no caso do Conta Azul isso afeta a forma como é realizado o faturamento, com diferentes tipos de impostos que incidem sobre produto ou serviço. Por isso, se um produto no Arivo na verdade é um serviço, ele não deveria cadastrá-lo como um produto na base do Conta Azul.
Existem 2 formas de forçar o Arivo a usar um serviço na hora de criar a venda e não cadastrar um novo produto:
- Garantir que o serviço já esteja cadastrado no Conta Azul e no Arivo e nos dois sistemas tenha exatamente o mesmo valor no campo "código";
- Adicionar uma tag "contaazul-serviço" no cadastro do produto no Arivo CRM. Tags podem ser adicionadas a produtos na tela de edição de produto.
Este é um artigo de ajuda do Arivo CRM.